Data, Informasi dan Aktivitas Bisnis

“Ternyata kalau kita mau berkecimpung di dunia bisnis, informasi itu hal yang paling penting. Nah, informasi itu disimpan dalam database”

Itu lah perkataan seorang teman yang bekerja sebagai software engineer beberapa waktu yang lalu ketika sedang membicarakan tentang database (dalam bahasa Indonesia disebut basis data). Ada benarnya pernyataan teman tersebut tentang pentingnya informasi dalam aktifitas bisnis, terlebih sekarang era informasi, dengan akses Internet di mana-mana membuat informasi semakin mudah tersebar dengan cepat, terlepas dari seberapa benar tingkat akurasi informasi tersebut.

Dengan merujuk pada pengetahuan dan referensi yang saya miliki tentang “Data, Informasi dan Aktifitas Bisnis”, serta dilihat dari pengetahuan tentang “data dan informasi” dalam software engineering itu sendiri dan dasar dari “aktifitas bisnis” dalam ilmu ekonomi, saya coba mengurai judul di atas menjadi beberapa bagian, “Bisnis dan Aktifitasnya”, “Data, Informasi, dan Knowledge”, “Database dan Sistem Database”, dan “Kesimpulan”.

Bisnis dan Aktivitasnya

Dalam bukunya “Pengantar Bisnis”, M. Manullang (2002) mendefinisikan bisnis sebagai “segala aktivitas dari berbagai institusi yang menghasilkan barang dan jasa yang perlu untuk kehidupan masyarakat”.

Segala aktivitas yang dimaksud di atas pada dasarnya terdiri dari produksi, distribusi dan konsumsi, sedangkan aktivitas lain yang berkaitan dengan ketiga aktivitas tersebut di antaranya transfortasi, pembelian dan lain sebagainya. Produksi merupakan kegiatan untuk menambah daya guna suatu benda untuk memenuhi kebutuhan, sedang distribusi berarti pemindahan tempat barang atau jasa dari produsen ke konsumen, sedang konsumsi kegiatan yang bertujuan mengurangi atau menghabiskan daya guna suatu benda, baik berupa barang atau jasa.

Pada dasarnya, manusia hidup di dunia ini menginginkan kebutuhan-kebutuhan dasar mereka terpenuhi. Makan dan minum untuk kebutuhan bertahan hidup, berpakaian untuk memelihara rasa hangat, membutuhkan tempat tinggal untuk beristirahat, kebutuhan akan kesehatan, atau sekarang ini kebutuhan pendidikan yang layak agar masa depan terjamin. Perdagangan terjadi ketika orang membutuhkan sesuatu yang tidak dimiliki, seorang petani mempunyai kelebihan beras yang bisa dijual kemudian dibelikan kembali lauk pauk atau pakaian, begitu pula seorang nelayan menjual ikan-ikan segar ke pasar untuk dibelanjakan kembali beras, begitu pula dokter dibutuhkan ketika petani atau nelayan sakit, atau mereka membutuhkan guru untuk mendidik anak-anak mereka, dan begitu seterusnya sehingga dari masa ke masa kebutuhan dasar tadi semakin meningkat.

Jika bisnis dilihat dari sifat dasarnya, bisnis berarti suatu sistem guna memproduksi barang dan jasa untuk memuaskan kebutuhan masyarakat. Terlepas dari adanya timbal balik dari sistem bisnis terhadap unsur-unsur lain yang mempengaruhi dalam masyarakat, sistem bisnis sendiri memiliki bagian yang lebih kecil yang disebut industri, bagian ini lah yang disebut subsistem dari sistem bisnis. Dalam industri dibagi kembali menjadi banyak perusahaan yang memproduksi berbagai jenis produk. Dalam perusahaan sendiri nanti dibagi menjadi lebih kecil lagi menjadi produksi, pemasaran, keuangan, dan lain sebagainya yang nantinya diisi oleh orang-orang yang mempunyai kemampuan di bidangnya.

Data, Informasi dan Knowledge

Kita mengetahui bahwa abad 20 sebelumnya adalah abad informasi, karena begitu pentingnya informasi dalam kehidupan manusia, termasuk kehidupan bisnis di dalamnya. Perangkat-perangkat untuk memperoleh informasi mudah didapat, seperti melalui media massa seperti surat kabar dan televisi, atau dari media komunikasi yang meliputi telefon, ponsel, dan dari Internet. Bahkan di milenium ketiga kemajuan alat-alat komunikasi membuat informasi bukan saja menjangkau antar daerah, melainkan melewati batas-batas negara dan benua.

Pada tingkatan abstraksi, data berada di bawah informasi, sedangkan tingkatan teratas dalam bentuk knowledge (pengetahuan). Data dikumpulkan, kemudian diterapkan menjadi pola-pola yang dilihat sebagai informasi, kemudian digunakan untuk meningkatkan knowledge / pengetahuan. Sebagai contoh dalam tahapan manajemen, diperlukan informasi yang berbeda-beda, baik dalam teknik maupun cara penyampaiannya, informasi-informasi tersebut di antaranya informasi untuk perencanaan (planning), informasi untuk penggiatan (actuating), dan informasi untuk pengawasan (controlling). Pola-pola yang disajikan dalam informasi perencanaan, penggiatan, dan pengawasan menjadikan knowledge manager meningkat untuk mengatur jalannya perusahaan.

Dalam hubungannya dengan manajemen, Gordon B. Davis mendefinisikan bahwa “informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang” (Manulang, M 2002).

Sebagai contoh, bagian accounting dalam perusahaan menjurnal setiap transaksi yang terjadi di perusahaan, data jurnal tersebut diolah sedemikian rupa sehingga menjadi bentuk laporan neraca dan laba rugi. Informasi yang ada dalam laporan tersebut akan menjadi rujukan untuk para stakeholder perusahaan untuk menentukan keputusan-keputusan yang tepat bagi perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang.

Database dan Sistem Database

Bayangkan, teknologi saat ini mampu menyimpan data begitu besar, tapi hal itu tidak berarti ketika data tersebut tidak menjadi informasi yang berguna. Dengan adanya sistem database, data besar tersebut mampu disimpan, kemudian diekstrak ke bagian-bagian informasi tertentu.

Secara sederhana database itu sendiri bisa diartikan sebagai kumpulan data. Data tersebut biasanya diorganisir dengan aspek-aspek model relevan dari kenyataan, kemudian mendukung proses-proses yang membutuhkan informasi tersebut. Misal data ketersediaan ruang hotel, kemudian dari data tersebut mampu mencari informasi ruang hotel yang kosong.

Paket software (perangkat lunak) yang menyediakan antarmuka antara pengguna dengan sekumpulan database disebut Database Management System (DBMS). Di dalam DBMS, database dapat menyimpan, memofidikasi, mengekstrak informasi, serta menyediakan sarana untuk menambah, mengubah, mengakses, menghapus dan menganalisa data dalam satu tempat. Dari database dan DBMS tersebut menyesuaikan kepada prinsip-prinsip data model tertentu. Model data yang kita kenal di antaranya hierarchical data model, network data model, relational data model dan object-oriented data model. Dari ketiganya membungkus suatu susunan yang dinamakan Sistem Database (Database System).

Dari beberapa model data yang ada, model relational database yang paling matang dan banyak digunakan. Dalam konsep model relational, terdapat kumpulan “relations” atau dikenal dengan “table”. Perangkat lunak DBMS yang beredar di pasaran pun lebih banyak menggunakan model relational database. Katakanlah Microsoft Access yang dapat digunakan untuk perusahaan skala kecil sampai besar, atau LibreOffice Base yang bisa diunduh secara gratis. Perusahaan skala besar bisa menggunakan Microsoft SQL Server atau Oracle, dengan berbagai fitur-fitur untuk skala enterprise. Selain itu, ada MySQL atau PostgreSQL yang bebas digunakan untuk kebutuhan skala enterprise.

Kesimpulan

Aktivitas bisnis yang merupakan salah satu bagian dari kehidupan manusia, membutuhkan informasi dalam menunjang aktivitasnya. Jika sebelumnya bagian accounting melakukan penjurnalan dengan menggunakan media kertas, kini dengan Teknologi Informasi data dapat disimpan dalam database. Dengan demikian, data lebih mudah diolah, dicari, dan disajikan menjadi informasi yang dibutuhkan.

Kenyataannya, sistem database menjadi teknologi mendasar yang mendukung situs-situs web besar seperti Google atau Amazon. Mereka menyediakan antar-muka antara pengguna dengan database. Dan kini dengan keberadaan web, teknologi database bukan sekedar menyimpan rekord-rekord milik perusahaan saja, melainkan produk-produk perusahaan.

Berapa banyak kamu berhubungan dengan data setiap harinya? Sadar atau tidak, hampir setiap hari kita menggunakan database. Hari ini berapa kali kita mengakses dan posting di Facebook, berapa kali melakukan pencarian di Google, berapa kali melakukan chatting, SMS atau phone call. Bukan tidak mungkin, data tersebut tersimpan dalam bentuk database.

Referensi

1. Manulang, M 2002, Pengantar Bisnis, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta.
2. Brookshear, J. Glenn 2013, Computed Science An Overview Eleventh Edition, Pearson, England.
3. Wikipedia, Data, dilihat 9 Januari 2012, <http://en.wikipedia.org/wiki/Data>.
4. Wikipedia, Database, dilihat 9 Januari 2012, <http://en.wikipedia.org/wiki/Database>.
5. Wikipedia, Database System, dilihat 9 Januari 2012, <http://en.wikipedia.org/wiki/Database_system>
6. Wikipedia, Database Management System, dilihat 9 Januari 2012, <http://en.wikipedia.org/wiki/Database_management_system>

Catatan
Revisi tanggal 3 Mei 2014 pada bagian “Database dan Sistem Database” dan “Kesimpulan”.